Robot Operatör
VOCAL, küçük ölçekli firmalar için üretilmiş, birden fazla dil seçeneği olan sesli yanıt sistemidir. ITS firması tarafından üretilmiş olup, yıllardır sesli yanıt sistemlerinde liderlik yapan SYS firması tarafından sizlere sunulmaktadır.
VOCAL’in 2 ve 4 portluk olmak üzere iki değişik tipi bulunmaktadır. En fazla 128 adet dahili hatta hizmet verebilir.
Tüm santrallarla uyumludur. Ancak bazı özel santral tipleriyle, RS-232 seri portu veya analog hatların bazı özelliklerini kullanarak çok daha uyumlu çalışır. ( Örn : SIEMENS HI-COM100 serisi, TELESİS PX-100 serisi, PANASONIC vs. )
Sistem yöneticisi olarak belirlenen kişi tarafından uzaktan telefon tuşlarını kullanarak veya VOCAL Utility Programını ( VUP ) kullanarak programlanabilir.

Özellikler
VOCAL’in özellikleri üç ayrı grupta toplanabilir :

• Sistem özellikleri.
• Çağrı yönlendirme özellikleri
• Posta kutusu özellikleri

Sistem Özellikleri

• Programlama
  Sistem yöneticisi VOCAL’i iki farklı yöntemle programlayabilir.
  - Sisteme bağlı olan hatlardan birini arayıp DTMF tonlu bir telefon aracılığıyla.
  - Bir bilgisayar aracılığıyla VOCAL Utility Programı ( VUP ) kullanarak. Bu program Windows tabanlı olup ITS tarafından yazılmıştır.
  
   
• Santral entegrasyonu
  Sistem yöneticisi tarafından VOCAL’in santral ile entegrasyonu sağlanabilir.
  DTMF tonları kullanarak In-band DTMF entegrasyonu sağlanabilir. Bu özellik sayesinde çağrı cevaplama, meşgulden geri alma, cevapsızdan geri alma, mesaj ikaz ve bunun gibi diğer haberleşme parametreleri santral ile daha uyumlu hale getirilebilir.
  Santral ile VOCAL arasında RS232 bağlantısı yapılabilir. Bu özellik ITS tarafından imal edilen özel santrallarda kullanılabilir.
  
   
• Güvenlik şifreleri
  VOCAL’de üç farklı şifre uygulaması vardır. Şifreler dört hanelidir.
  - Sistem Yöneticisi şifresi : VOCAL’in tüm özelliklerini değiştirme yetkisindedir.
  - Operatör şifresi : Çalışma modlarının değiştirilmesine izin verir.
  - Posta Kutusu şifresi : Posta kutusu sahiplerine kişisel özelliklerini değiştirme yetkisi verir. Herhangi bir zamanda posta kutusu sahibi şifresini değiştirebilir.

Çağrı Yönlendirme Özellikleri

• Açılış anonsu
  VOCAL arayan kişilere açılış anonsunu okur. Bu anonsta genellikle şirketin ismi, dahili numara tuşlanabileceği, departman seçenekleri, lisan seçenekleri gibi bilgiler bulunur.
  Anons esnasında arayan kişiler tek tuşa basarak departmanlara ulaşabilir, dahili numara tuşlayabilir veya bekleyip operatöre bağlanabilir.
  
   
• Çalışma modları
  VOCAL arayan kişileri günün saatine göre bağlı olarak, dört farklı anonsla karşılayabilir.
  
  - Gündüz modu : Normal mesai saatlerindeki çalışma şeklidir. VOCAL bu modda iken gündüz anonsunu okur. Arayanlara bu anons içerisinde dahili numara tuşlama seçeneği, departman seçenekleri sunulabilir.
  
  - Gece modu : Mesai saatleri dışındaki çalışma şeklidir. VOCAL bu modda iken gece anonsunu okur.
  
  - Tatil modu : Çeşitli tatil günlerinde arayanlar özel olarak kaydedilmiş anonsla karşılanabilir. Bu mod operatör tarafından şifresi girilerek aktif hale getirilebilir.
  
  - Öğlen modu : Gündüz modu içerisinde kalan öğlen tatillerini belirten çalışma şeklidir. Bu modda arayanlara gece anonsundaki gibi bir anons okunabilir.
  
   
• Sistem takvimi ( Otomatik mod )
  Bu modda sistem gece, gündüz, öğlen modu ayrımını otomatik olarak yapar. Bunun için sistem yöneticisi tarafından bu modların saatleri belirtilmelidir.
  
   
• Faks algılama
  VOCAL açılış anonsunu okurken karşıdan faks tonu ( CNG) algılarsa, çağrıyı otomatik olarak daha önceden belirlenmiş olan faks dahilisine transfer eder.
  
   
• Çağrı transfer
  Sistem yöneticisi VOCAL’i santraldan gelen Call Progress tonlarını algılayacak şekilde programlayabilir.
  
  - Kontrolsüz transfer : VOCAL, tuşlanan numaranın meşguliyetine veya cevap verip vermeyeceğine bakmadan transferi gerçekleştirir.
  
  - Kontrollü transfer : VOCAL arayan kişiyi tuşladığı numaraya bağlamadan önce meşgul veya cevap verip vermeyeceğini kontrol eder
  
  - Meşgul kontrollü transfer : VOCAL arayan kişiyi tuşladığı numaraya bağlamadan önce sadece meşgul olup olmadığını kontrol eder. Eğer meşgul değilse transferi gerçekleştirir.
  
   
• Lisan opsiyonu
  VOCAL üç lisana kadar destekler. Arayan kişi farklı lisan seçimi yapabilir ve böylece sistem anonslarını seçmiş olduğu lisanda dinler. Posta kutuları da bu üç lisandan bir tanesine ayarlanabilir.
  
   
• İlk çalışta açma
  Gecikmeleri engellemek için sistem yöneticisi VOCAL’in herhangi bir portunu ilk çalışta açılacak şekilde ayarlayabilir.
  
   
• Yönlendirme menüleri
  VOCAL 39’a kadar yönlendirme menüsünü destekler. Anons esnasında tuşlanan numaraya göre (0-9) çeşitli işlemler yapabilir.
  
  - Bir başka yönlendirme menüsüne geçebilir.
  - Lisan değiştirerek bir başka yönlendirme menüsüne geçebilir.
  - Bir dahili numaraya veya bir hunt gruba transfer edebilir.
  - Bir posta kutusuna veya posta kutusu grubuna transfer edebilir.
  - Mesaj dinleme menüsüne geçebilir.
  - Hattı kapatabilir.

Posta kutusu özellikleri
VOCAL’de arayan kişiler herhangi bir posta kutusuna kendi seslerinden mesaj bırakabilirler. Posta kutusu sahipleri ise bu mesajları tuşlu telefon vasıtasıyla dinleyebilirler, kendi kutularının parametrelerini değiştirebilirler.

• Gerçek / Hayali posta kutusu
  VOCAL 128 taneye kadar gerçek veya hayali posta kutusunu destekler. Gerçek posta kutusu demek tuşlandığında bağlanacak bir dahili abone anlamına gelir. Hayali posta kutusunda ise tuşlandığında direk mesaj kaydetmeye geçen, gerçekte santralda böyle bir dahili numara olmayan posta kutusudur.
  
   
• Posta kutularının şahsi anonsları
  Her posta kutusu sahibi kendi sesiyle şahsi anonsunu kaydedebilir. Bu durumda arayan kişiler mesaj bırakmadan önce bu anonsu duyarlar.
  
   
• Gün ve saat etiketi
  Sistem yöneticisi bırakılan mesajları dinleyenlere, mesajın bırakıldığı tarih ve saatini söyleyecek şekilde ayarlayabilir.
  
   
• Mesaj silme
  Posta kutusu sahipleri mesajlarını dinledikten sonra isterlerse kendileri bu mesajı silebilirler, veya sistem yönetisi tarafından belirlenen süre sonunda VOCAL tarafından otomatik olarak silinir.
  
   
• Mesaj kopyalama
  Posta kutusu sahipleri dinledikleri mesajı bir başka kişiye kopyalayabilirler. Eğer isterlerse gönderirken mesajın başına kendi sesiyle not ekleyebilirler.
  
   
• Posta kutusu grupları
  Arayan kişiler bir posta kutusu grubuna mesaj bırakarak, bu gruba üye olan tüm posta kutularına mesaj bırakmış olurlar. VOCAL’de dört posta kutusu grubu oluşturulabilir ve her gruba 20 adet posta kutusu üye yapılabilir. Posta kutusu grubuna herhangi bir posta kutusunu ekleyip çıkartmak sistem yöneticisi tarafından yapılır.
  
   
• “Transfer yapma” modu
  Posta kutusu sahibi kendisini arayan kişilerin transfer edilip edilmeyeceğini seçebilir. Eğer rahatsız edilmek istemiyorsa yani “Transfer yapma” özelliğini aktif hale getirirse, arayan kişiler direk olarak mesaj bırakma anonsuyla karşılaşırlar.
  
   
• Kişisel lisan seçimi
  Posta kutusu sahipleri VOCAL’in desteklediği lisanlarda herhangi bir tanesini seçebilirler. Bu durumda bu posta kutusunu tuşlayan kişiler otomatik olarak bu lisanı seçmiş olurlar.